Over het creëren van waarde en het elimineren van verspilling.

Lean is een filosofie en vooral een manier van werken waarbij iedereen in de onderneming zich, naast zijn gewone werk ook richt op het creëren van waarde in de processen en het elimineren van verspillingen. Door de klant centraal te stellen creëer je maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning. Hierdoor verbetert de kwaliteit, dalen de kosten en daardoor stijgt de winst. Het resultaat is ook meetbaar op andere vlakken: hogere klanttevredenheid en meer betrokkenheid van de medewerkers.
De basis van de Lean filosofie ligt bij Toyota. Werkplaatschef Taiichi Ohno bedacht dat alleen bedrijfsprocessen waar de klant voor wil betalen of processtappen waar een klant op wil wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten zijn verspilling en dus overbodig (waste)  Met dit denkbeeld legde hij de kiem voor het Toyota Production System. Het Toyota Production System en de Toyota Way zijn de fundamenten van Lean. Het begrip Lean werd geïntroduceerd door de Amerikanen James P. Womack en Daniel Jones van het Massachusetts Institute of Technology, die de Toyota productiewijze beschreven.

Elimineren van verspilling

Lean stelt dat je niet domweg harder werkt om productiever te zijn, maar vooral slimmer werkt. Het gaat er daarbij om dat je op een optimale wijze voor je klant toegevoegde waarde creëert. Dit begint door te streven naar een proces met nul verspillingen (zero-waste). Toyota helpt ons daarbij door verspillingen in verschillende categorieën in te delen:

  1. Wachten (wachten op de specialist, wachten tot iedereen op vergadering aanwezig is)
  2. Defecten (kapotte computers, verkeerd ingevuld formulier)
  3. Onnodige extra’s (de afstandbediening met 38 knoppen)
  4. Voorraad (medicatie, verbandmiddelen, loophulpmiddelen)
  5. Beweging (heen en weer naar het magazijn, steeds patiënten halen)
  6. Over-productie (liever teveel folders/informatie dan te weinig)
  7. Overprocessing (bijvoorbeeld de hele set laboratorium testen uitvoeren)
  8. Transport (van containers, dozen, mensen, middelen)
  9. Skills (het verkeerd inzetten van deskundigheden, arts die eigen brieven typt)

Professionals aan zet

Professionals organiseren over het algemeen hun eigen werk en werkwijzen. Stijgende budgetten en een laag kostenbewust zijn maskeerden jarenlang de noodzaak tot optimalisering van de interne bedrijfsvoering. Inmiddels stijgen de budgetten niet meer en neemt de noodzaak tot optimalisatie sterk toe. Zorgprofessionals zijn in het algemeen niet opgeleid om “slimmer te organiseren”. Toch zijn het juist de professionals die in de zorgsector de Lean methode kunnen gebruiken om de processen te optimaliseren, de kwaliteit van de dienstverlening en de patiënt- en medewerker tevredenheid te verhogen en de kosten te verlagen. Eén van de vier LEAN principes is om samen met de mensen die werkzaam zijn in het primaire proces te komen tot continue verbetering. Iedere professional in de zorg heeft eigenlijk twee banen:

  • Baan 1: Het werk waar hij/zij voor is opgeleid.
  • Baan 2: De opdracht om je werk iedere dag een beetje te verbeteren!

Inspirerende verhalen over de kwaliteit verhogende activiteiten van professionals in de gezondheidszorg zijn te vinden op de website van het Institute for Healthcare Improvement.

Lean Project Aanpak

Uitgaande van een continue verbetering wordt er de DMAIC fasering voor procesverbetering continue doorlopen. Het kan altijd beter! De fasen laten zich als volgt omschrijven:

1. Define: Het doel van deze fase is om het bedrijfsprobleem te definiëren in de vorm van een project kaart waarin duidelijk is wat de kaders zijn waarop dit project zich richt. (de scope)
2. Measure: Het doel van deze fase is om de klantvraag en de bedrijfsdoelstellingen objectief meetbaar te maken en de huidige procesprestaties in kaart te brengen.
3. Analyse: Het doel van deze fase is om het probleem te doorgronden, vaststellen wat de hoofdoorzaken zijn en hoe deze het proces beïnvloeden.
4. Improve: Het doel van deze fase is om om de oplossing te selecteren en te implementeren.
5. Control: Doel van deze fase is het in de organisatie borgen van het verbeterde proces/ werkwijze. Ook controleren of de beoogde verbetering ook daadwerkelijk behaald wordt.

Toolkit

Define:
Definieer
het
probleem
Blanco papier sessie
Lean introductie
TIM WOODS
(7 verspillingen)
KANO analyse
Klantonderzoek VOC
SIPOC
Project kaart
Measure:  
Bepaal de
huidige prestatie
Multi Moment Opname
Operationele definiëring
I/P/O matrix
Proces mapping
Project team
Control Charts
Analyse:
Identificeer
de
hoofdzaken
5x Waarom?
Value stream map
Hypothese toetsen
Ishikawa
Statistiek
Tijdsanalyse
FMEA


Improve:
Selecteer
en implementeer
verbeteringen
Push & Pull
Poka- Yoke
5 S methodiek
Brainstorming
Implementatieplan
Kosten / Baten analyse
Prioriteitsmatrix
Control:
Borg
de
resultaten
Visual management
Proces controle plan
Financiële rapporten
Standaardisering
Proces beschrijving
Werkinstructies
OCAP